Joutsan Vesihuolto Oy
Laadittu/päivitetty 2.5.2022
1. Rekisterinpitäjä
Joutsan Vesihuolto Oy
Y-tunnus: 0174092-4
Yhdystie 4, 19650 Joutsa
puh. 040 079 9038
toimisto@joutsanvesihuolto.fi
2. Rekisteristä vastaavat yhteyshenkilöt
Rekisterin pääkäyttäjä:
Tietosuojavastaava: Toimitusjohtaja Teijo Mäkinen, Yhdystie 4, 19650 Joutsa, puh. 040 079 9038, teijo.makinen@joutsanvesihuolto.fi
3. Rekisterin nimi
Vesihuollon palveluiden asiakastietojärjestelmän rekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Joutsan Vesihuolto Oy:n lakisääteisenä tehtävänä on toimia vesihuoltolaissa (119/2001) tarkoitettuna vesihuoltolaitoksena, joka huolehtii vesihuollosta toiminta-alueellaan. Vesihuollon palveluiden asiakastietojärjestelmän rekisteri koskee vesihuollon palveluiden ja vesihuollon verkoston rekisteriä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksina ovat vesihuollon palveluiden ja vesihuollon verkoston palveluiden tuottaminen, kuten asiakassuhteiden hoitaminen, laskutus ja verkoston hallinta.
Rekisteritietoja käytetään myös Joutsan Vesihuolto Oy:n yhteisen asiakastietorekisterin, asiakaspalvelujärjestelmän, verkonhallintajärjestelmien sekä raportointijärjestelmien tietolähteinä. Rekisterin tiedoista voidaan koota raportointeja, joista yksittäistä asiakasta ei ole mahdollista tunnistaa. Tietoja voidaan käyttää myös Joutsan Vesihuolto Oy:n toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelyn oikeutusperusteina ovat rekisteröidyn vesihuoltolakiinperustuva asiakkuus ja Joutsan Vesihuolto Oy:n lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen.
5. Tietosisältö
Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:
- nimi
- syntymävuosi
- henkilötunnus tai y-tunnus
- osoite
- asiakasnumero
- sukupuoli
- palvelukieli
- yhteystiedot, kuten puhelinnumerot, sähköpostiosoite ja muu osoitetieto
- asiakkaiden ja Joutsan Vesihuolto Oy:n asiakaspalvelun väliset tallennettavat sähköpostit ja sekä muu asiointiin liittyvä kommunikaatio
- asiakaskyselyiden tiedot ja palvelukokemukseen liittyvät tiedot
- muut rekisteröidyn suostumuksella saadut tiedot, jotka ovat välttämättömiä sovitun palvelun toteuttamiseksi
- asiakkaan sopimukseen liittyvät tiedot (sopimuksen kohde, kestoaika, sopimushinnat, laskutusosoite, mahdollinen edustajatieto, tuotetieto, tieto yhteyshenkilöstä)
- asiakkaan palveluiden käyttöön liittyvät tiedot
- asiakkaan maksukäyttäytymiseen liittyvät tiedot ja pankkitiedot
- energian ja veden käyttökohteiden tiedot, käyttöpaikkoihin ja liittymään liittyvät tiedot
- käyttökohteessa sijaitsevat laitetiedot
- energian ja veden kulutustiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti rekisteröidyltä itseltään puhelimitse, postitse, internetin kautta tai sähköpostilla.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Joutsan Vesihuolto Oy voi siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneilleen ja alihankkijoilleen. Yhteistyökumppanit ja alihankkijat voivat käsitellä henkilötietoja vain Joutsan Vesihuolto Oy:n lukuun suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Joutsan Vesihuolto Oy varmistaa aina, että yhteistyökumppanit eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten. Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin, kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi. Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Joutsan Vesihuolto Oy ja sen alihankkijat käsittelevät henkilötietoja luottamuksellisesti. Paperilla olevat tiedot säilytetään tiloissa, joihin on pääsy ainoastaan asianmukaisilla henkilöillä. Digitaalisesti käsiteltävät tiedot: Rekisterit sijaitsevat valvotuissa palvelinkeskuksissa käyttäjätunnuksin suojatuilla palvelimilla. Käyttöoikeudet myönnetään Joutsan Vesihuolto Oy:n henkilökuntaan kuuluvalle sekä alihankkijalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy (kuten asiakaspalvelu, liittymispalvelut ja maksunvalvonta). Rekisterin tietoja käsitellään huolellisesti ja hyvää tietojenkäsittelytapaa noudattaen niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta ilman laissa säädettyä perustetta. Joutsan Vesihuolto Oy sekä sen alihankkijat kouluttavat henkilöstä jatkuvasti tietosuoja ja tietoturva-asioissa.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti Joutsan Vesihuolto Oy:n tietosuojavastaavalle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
Joutsan Vesihuolto Oy kieltäytyy pyynnön toteuttamisesta ainoastaan tietosuojalainsäädännössä säädetyllä perusteella. Rekisteröity voi irtisanoa vesihuoltolakiin perustuvan asiakkuuden vain vesihuoltolain 24 §:n edellytysten täyttyessä. Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Tietosuojaseloste on nähtävillä Joutsan Vesihuolto Oy:n kotisivuilla ja toimipaikassa.
11. Henkilötietojen säilytysajan periaatteet
Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa tai niin kauan kuin asiakkaaksi tuloprosessi kestää. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai Joutsan Vesihuolto Oy:tä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Vesihuollon asiakkaiden osalta liittymissopimuksen tiedot säilytetään pysyvästi.
12. Tietosuojaselosteen muutokset
Mikäli Joutsan Vesihuolto Oy muuttaa tätä selostetta, muutokset laitetaan näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, Joutsan Vesihuolto Oy voi informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla kotisivuilleen asiasta ilmoituksen. Joutsan Vesihuolto Oy suosittelee käymään säännöllisesti kotisivuillaan ja huomioimaan mahdolliset muutokset selosteessa.